Okres przechowywania dokumentów w archiwum

Okres przechowywania dokumentów w archiwum

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany prawnie do przechowywania dokumentów związanych z prowadzoną działalnością. Czas ten jest określony przez poszczególne przepisy i ustawy.

Przechowywanie dokumentów księgowych

Przepisy prawne obowiązujące w Polsce dość jasno precyzują, że wymagane jest profesjonalne przechowywanie dokumentów księgowych. Wyszczególniają także, jak powinno wyglądać archiwum zawierające takie dokumenty. Warto w tym momencie nadmienić, że przepisy prawne co jakiś czas są uaktualniane. Ostatnia spora nowelizacja miała miejsce w roku 2019. Roztropne będzie bycie na bieżąco z obowiązującymi przepisami.

Zwłaszcza sprawozdania finansowe oraz księgi rachunkowe każde przedsiębiorstwo powinno przechowywać w postaci oryginalnej. Niezwykle istotne jest także odpowiednie uporządkowanie tych dokumentów, które zachowywało podział na okresy rozliczeniowe, a także będzie zgodne z tym, w jaki sposób są prowadzone księgi rachunkowe. Istotny jest także zbiór dowodów księgowych oraz dokumentów inwentaryzacyjnych.

Okres przechowywania dokumentów w przypadku dokumentów księgowych jest następujący:

  • księgi rachunkowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne – minimum 5 lat
  • pozostałe dowody księgowe i sprawozdania – minimum 5 lat.

Przechowywanie dokumentacji medycznej

W przypadku przechowywania dokumentacji medycznej resort zdrowia, na skutek licznych zapytań napływających do Ministerstwa, konkretne rozporządzenia precyzujące liczbę lat przechowywania dokumentów medycznych. Podstawową zasadą przechowywania dokumentacji medycznej jest czynienie tego przez okres 20 lat, są jednak od tej reguły następujące wyjątki:

  • dokumentacja dotycząca zgonu pacjenta na skutek zatrucia lub uszkodzenia ciała – okres 30 lat licząc od zakończenia roku, w którym nastąpił zgon,
  • dokumentacja medyczna związana z monitorowaniem krwi oraz jej składników – okres 30 lat licząc od zakończenia roku, w którym pojawił się ostatni wpis,
  • zdjęcia rentgenowskie pacjenta, które są przechowywane poza jego dokumentacją medyczną – okres 10 lat licząc od zakończenia roku, w którym je zrobiono,
  • skierowania na badania lub zlecenia lekarza – okres 5 lat od końca roku, w którym udzielono wskazanego świadczenia zdrowotnego,
  • zlecenia lekarza lub skierowanie na badania – okres 2 lat, jeżeli pacjent nie zgłosił się na udzielenie wskazanego świadczenia zdrowotnego,
  • dokumentacja medyczna dzieci do ukończenia 2 roku życia – okres 22 lat
  • dokumentacja medyczna, w której wpisy są dokonywane cyklicznie – okres 20 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu.

Przechowywanie dokumentów pracowniczych

Z dniem 1 stycznia 2019 roku zmieniły się przepisy traktujące o długości okresu, przez jaki powinny być przechowywane dokumenty pracownicze. Obecnie przepisy te normalizują zasady odnośnie do całej dokumentacji pracowniczej, to znaczy akt osobowych oraz pozostałych dokumentów. Został ustalony obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez cały okres pracy pracownika, a następnie 10 lat po zakończeniu pracy, chyba że inne przepisy podają dłuższy czas.

Źródło: https://www.rhenus-data.pl/

62

No Responses

Write a response