Niszczenie akt budzi sporo kontrowersji. Z jednej strony mamy dostęp do zaawansowanych technologii, w które możemy zaopatrzyć nasze biura. Z drugiej strony licho nie śpi i wytrwali przestępcy są w stanie poświęcić naprawdę dużo czasu, by wykraść nasze informacje. W takich warunkach należy szczególnie mocno zatroszczyć się o to, że wybrane przez nas rozwiązanie jest rzeczywiście bezpieczne i skuteczne.
Profesjonalne niszczenie dokumentów – jak to zrobić zgodnie z RODO?
Firmy, którym zależy na tym, by przeprowadzić bezpieczne niszczenie akt chcą jasnych odpowiedzi. Niestety RODO nie do końca takie rozwiązania oferuje. Z tych przepisów nie dowiemy się np. tego, jaką technologię zastosować, by utylizacja była bezpieczna. Jak więc dowiedzieć się, który wariant będzie najlepszy w naszej sytuacji? W tym celu musimy przeanalizować ryzyka panujące w naszej firmie.
Co może utrudnić nam przestrzeganie RODO, gdy niszczymy akta na własną rękę?
Powinniśmy zwrócić uwagę na to, w którym miejscu nasz proces ma problem ze szczelnością, a więc kiedy konkretnie ryzyko wycieku danych jest największe. Do niebezpiecznych czynników możemy zaliczyć m.in.:
- brak wystarczającego miejsca
Małym biurom trudno będzie zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów. Szczególne wyzwanie czeka przedsiębiorstwa, przyjmujące w swojej siedzibie klientów.
- pośpiech
Nie da się ukryć, że niszczenie dokumentacji może być czasochłonnym zadaniem. Jeśli nasze zbiory są spore, trzeba będzie nastawić się na to, że osoba, obsługująca urządzenie niszczące nie będzie w stanie przez dłuższy czas realizować swoich obowiązków. Naturalnie może więc tu pojawić się pośpiech, który z kolei może doprowadzić do niebezpiecznych pomyłek.
- produkt utylizacji, z którego da się odzyskać dane osobowe
Sądzisz, że zrealizowałeś skuteczne niszczenie dokumentów? Nie zapomnij o tym, co dzieje się ze ścinkami. Z nich również można odzyskać informacje, które sprawią, że będziemy mieć problemy z przestrzeganiem RODO.
Niszczenie dokumentacji – raz na zawsze pozbądź się wątpliwości
Profesjonalne niszczenie dokumentów to pewność, że wcześniej wspomniane trudności nie będą nas dotyczyć. Utylizacja przeprowadzana jest z udziałem nowoczesnych urządzeń. Taki sprzęt w bardzo wysokim stopniu przetwarza papier. Bezpieczeństw w tym przypadku jest więc dużo większe niż wtedy, gdy używamy zwykłej niszczarki.
Oprócz tego profesjonaliści, tacy jak np. eksperci z Destroy&Recycling świetnie znają aktualne przepisy. Jeśli powierzymy im niszczenie dokumentacji, nie będziemy musieli martwić się tym, że przeoczyliśmy ważny zapis. Sprawdzony usługodawca doskonale zna obowiązujące przepisy i wie, w jaki sposób zatroszczyć się o bezpieczeństwo wszystkich danych, zawartych w naszych aktach, w tym danych osobowych. Taka współpraca pozwoli nam uchronić się m.in. sięgającymi monstrualnych kwot karami za nieprzestrzeganie RODO.
