Czy lepiej wybrać usługi archiwizacyjne, czy może przeprowadzić archiwizowanie akt samodzielnie? Dziś wskazujemy, na czym dokładnie polega ten proces.
Archiwizacja danych – co właściwie znaczy porządkowanie?
Określenie porządkowanie bez wątpienia jest zbyt ogólne. W praktyce oznacza ono zbiór konkretnych działań, które muszą zostać wykonane z najwyższą precyzją. Do takich czynności możemy zaliczyć np. kwalifikację akt i opracowanie dokumentacji. Archiwizacja akt oznacza też uporządkowanie zbiorów w taki sposób, by były uformowane tematycznie i chronologicznie. W tym celu wykorzystuje się:
- segregatory;
- pudła;
- teczki.
Archiwizacja dokumentacji na tym się jednak nie kończy. Akta muszą być także odpowiednio oznaczone, bo bez tego trudno będzie rozeznać się w poszczególnych elementach. Osoby odpowiedzialne za archiwizowanie dokumentów troszczą się o to, by widoczne były takie informacje jak nazwa instytucji, komórki i tytuł akt.
Archiwizacja danych – co jeszcze jest ważne?
Eksperci podczas swojej pracy realizują także inne działania, które przybliżają ich do stworzenia profesjonalnego, uporządkowanego archiwum. Mowa m.in. o nadaniu terminu przechowywania dla dokumentów. Istotna jest także tak, mogłoby się wydawać, prozaiczna czynność, jak spakowanie dokumentacji do pudeł archiwizacyjnych.
Sprawdzone, godne zaufania podmioty, takie jak np. Ekoakta na tym jednak nie kończą swojej pracy. Archiwizacja dokumentów to tylko jedna z usług, które realizują. Przedsiębiorstwa tego typu są więc w stanie przeprowadzić także bezpiecznie niszczenie wybrakowanych akt.
Czy warto postawić na usługi archiwizacyjne?
Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie, musimy realnie zweryfikować nasze możliwości. Czy dysponujemy profesjonalną wiedzą na temat tego, jak powinna przebiegać rzetelna archiwizacja akt? Czy zdajemy sobie sprawę, że archiwizowanie dokumentów jest czasochłonne? Wiele firm po takiej analizie stwierdza, że najbardziej opłacalną opcją jest przekazanie tego obowiązku profesjonalistom, oferującym przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.
